MAITRISER OUTLOOK - CPF
Gagner en productivité sur Outlook
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Objectifs Professionnels

  • Etre capable d'utiliser Outlook et en faciliter l'organisation

Contenu Pédagogique

Parcours de formation individualisé incluant des temps sur la plateforme Mediaplus et des temps d’accompagnement par un formateur expert.

Environnement OUTLOOK /Configuration /Sauvegarde

1. Interface Outlook

  • Identifier la barre d’outils Accès rapide et le ruban
  • Connaître le volet de navigation
  • Connaître les principaux dossiers (Courrier, Calendrier, Contacts)
  • Comprendre l’utilité de l’ensemble des onglets du ruban

2. Personnalisation de l’affichage de la liste des messages

  • Afficher ou non le volet de lecture
  • Choisir l’emplacement du volet de lecture
  • Classer ses messages selon différents critères (par date, par objet…)
  • Ajouter des colonnes

3. Personnalisation l’environnement et l’affichage

  • Personnaliser le ruban et la barre d’outils Accès rapide

4. Gestionnaire d’absence

  • Utiliser le gestionnaire d’absence
  • Prévoir une réponse automatique aux personnes de son organisation différente des personnes extérieures

5. Création de nouveaux dossiers

  • Créer de nouveaux dossiers dans la boîte de réception
  • Trier les dossiers par ordre alphabétique
  • Mettre les dossiers en favoris

6. Options d’impression

  • Imprimer un message
  • Gérer les options d’impression concernant un message ou une fiche contact

7. Création d’un nouveau compte

  • Créer un nouveau compte à partir d’une adresse mail

8. Gestion des fichiers de données et archivage

  • Gérer des fichiers de données
  • Créer des fichiers
  • Sauvegarder des fichiers
  • Transférer des fichiers

9. Utilisation des catégories

  • Utiliser les catégories de couleurs pour classer et filtrer les éléments Outlook

10. Indicateurs de suivi et actions rapides

  • Ajouter des indicateurs de suivi aux messages, contacts, et entrée de calendrier
  • Créer une action rapide

11. Délégation et partage

  • Partager ses éléments (calendrier en particulier)
  • Utiliser la délégation

12. Indicateurs de suivi et les actions

  • Maîtriser les indicateurs de suivi
  • Ajouter un indicateur via une règle
  • Ajouter un rappel sonore à un indicateur
  • Gérer le clic rapide
  • Maîtriser les actions rapides

13. Flux RSS

  • Configurer Outlook pour récupérer des flux RSS
  • Lire, gérer et supprimer des flux RSS

Messagerie OUTLOOK

1. Création et envoi d’un message

  • Lire, Écrire un message
  • Connaître les onglets d’un nouveau message et leur utilité
  • Choisir un format de message en connaissant la spécificité de chacun d’entre eux
  • Joindre un document et un élément Outlook
  • Envoyer des images de taille réduite
  • Appliquer un indicateur d’importance au message
  • Demander un accusé de réception et/ou un accusé de lecture
  • Utiliser les champs CC et CCI
  • Programmer, différer l’envoi
  • Utiliser les boutons de vote
  • Utiliser le papier à lettre et les thèmes

2. Gestion des messages

  • Répondre, Transférer un message
  • Classer des messages

3. Mise en forme d’un message

  • Mettre en forme un message électronique
  • Vérifier l’orthographe du texte

4. Création de règles

  • Créer des règles simples à partir des mails reçus
  • Créer une règle personnalisée à partir d’une règle vide

5. Suppression des messages et vidage de la corbeille

  • Supprimer des messages
  • Vider la corbeille
  • Vérifier la taille de la boîte à lettres

5. Courrier indésirable

  • Reconnaître un courrier indésirable
  • Bloquer un expéditeur douteux
  • Utiliser les options de courrier indésirable

6. Recherches

  • Utiliser l’onglet Recherches
  • Faire des recherches selon avec critères (contenu, expéditeur, etc.)
  • Faire des recherches avancées en utilisant tout type de critère

7. Création et utilisation des signatures

  • Créer une ou plusieurs signatures, avec ou sans un logo
  • Créer des signatures très élaborées avec images et liens hypertexte
  • Choisir une signature par défaut

8. Modèle de courrier électronique

  • Connaître les formulaires et les modèles de courriers Electroniques
  • Créer des modèles OFT, les utiliser et les distribuer
  • Utiliser des formulaires

Calendrier et tâches OUTLOOK 

1. Affichage du calendrier

  • Afficher le calendrier

2. Personnalisation de l’affichage

  • Afficher uniquement le jour ou la semaine de travail
  • Choisir les heures de travail par défaut

3. Création d’un rendez-vous et d’une réunion

  • Créer un rendez-vous simple dans son calendrier
  • Connaître les onglets de la fenêtre Rendez-vous ou Réunion et leur utilité
  • Inviter des participants
  • Connaître les options Obligatoire/Facultatif
  • Connaître les options d’affichage du rendez-vous (Occupé, Provisoire, Absent)

4. Création de rendez-vous avec périodicité

  • Créer des séries de réunions
  • Modifier des séries de réunions
  • Supprimer une réunion de la série de réunions

5. Réception d’une invitation à une réunion

  • Consulter une invitation à une réunion
  • Répondre à une invitation pour une réunion
  • Accepter ou refuser une participation à une réunion

6. Gestion des tâches

  • Suivre des actions à faire
  • Affecter des tâches à d’autres personnes

7. Impression du calendrier

  • Utiliser l’impression avancée du calendrier sous différents formats
  • Éditer le calendrier

8. Gestion experte du calendrier et des tâches

  • Créer des rendez-vous/réunions avec toutes les options existantes
  • Afficher les numéros de semaine, ainsi que les jours fériés français et étrangers

Gestion des contacts et notes

1. Affichage des contacts

  • Afficher des contacts

2. Ajout et suppression des contacts

  • Supprimer et ajouter des contacts

3. Gestion des contacts

  • Faire la différence entre les contacts personnels le carnet d’adresse LDAP
  • Rechercher un contact

4. Personnalisation de l’affichage

  • Ajouter les colonnes nécessaires
  • Classer ses contacts avec d’autres critères
  • Regrouper les contacts par critères
  • Utiliser l’affichage des contacts pour la création d’éléments

5. Création de notes

Créer une nouvelle note et la formater

6. Création de listes de distribution

  • Envoyer un email ou une invitation à une réunion à un groupe de contacts issus d’une liste de distribution

7. Import et export de contacts

  • Importer et exporter des contacts vers et depuis un fichier CSV
  • Comprendre le mappage des champs
  • Utiliser le mappage manuel

Méthode Pédagogique

Méthodes pédagogiques
Analyse préalable du besoin via un entretien avec un chargé de formation
La formation utilise comme support pédagogique l'outil Media Plus via la plate-forme ENI.
Une prise en main de l'outil Media Plus sera pilotée par le formateur au démarrage de la formation.
Le formateur accompagnera en salle de formation chacun des stagiaires dans la réalisation de leur parcours tout au long de la formation.
Chaque point abordé est présenté sous forme de vidéos didactiques et suivi d'exercices pratiques.
Salles informatiques spécialisées avec un poste par participant.

Moyens techniques
La prise en main de l'outil Media Plus sera pilotée par le formateur.
Les identifiants et mots de passe seront communiqués aux participants lors du démarrage de la formation.
L'accès au parcours personnalisé de l'outil Media Plus sera accessible pour chaque stagiaire durant une période de 3 mois après la fin de la formation

Le support technique est assuré toute l'année par ENI du lundi au vendredi de 8h à 12h45 et de 14h à 18h (sauf le vendredi 17h30).

Tél : +33 (0)8 92 700 160 (France)E-mail : support@eni.fr

Organisation

Nombre de jours : 1,00
Nombre d'heures : 7,00
Lieu de réalisation : CCI formation 6 rue André Fumex- Annecy
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Liste des sessions :
  •  le 03 juin 2024
  •  le 17 juin 2024
  •  le 02 juillet 2024
  •  le 15 juillet 2024
  •  le 09 septembre 2024
  •  le 18 septembre 2024
  •  le 27 septembre 2024
  •  le 08 octobre 2024
  •  le 24 octobre 2024
  •  le 18 novembre 2024
  •  le 29 novembre 2024
  •  le 05 décembre 2024
  •  le 16 décembre 2024

Délai d’accès : 48 heures, jours ouvrés avant la date de démarrage de la formation

Profil des Participants et Prérequis

Aucun prérequis n'est exigé pour cette formation 


Personne amenée à réaliser des présentations

Validation de la Formation

Avant : évaluer les connaissances initiales des apprenants

  1. Evaluation des pré requis
    Lors d’un entretien découverte téléphonique ou physique avec un chargé de formation.
    Cet entretien est complété par l’envoi par mail d’un auto positionnement de niveau de connaissances et de pratiques sur le thème de la formation permettant d’adapter les modalités pédagogiques de la formation
  2. Evaluation des connaissances
    A l’entrée en formation, un test sous forme de QCM permet de situer le niveau d’appropriation de la thématique visée par la formation

Pendant : évaluer en continu et valider la compréhension en temps réel

Lors de la formation, les stagiaires sont soumis à des mises en situation, des exercices pratiques, des échanges sur leurs pratiques professionnelles dans une pédagogie active et participative permettant un contrôle continu de leur progression et du développement de leurs connaissances et de leurs compétences au regard des objectifs visés.

Après A CHAUD : Evaluer les connaissances acquises et la satisfaction

  1. Evaluation des acquis
    Le QCM est à nouveau réalisé par chaque stagiaire, par les différences constatées, il permet d’évaluer les connaissances globales acquises et aussi de valider la progression.
    Une attestation de fin de formation est remise à chaque stagiaire.
  2. Evaluation de la satisfaction
    Afin de mesurer l’indice de satisfaction des participants sur l’atteinte des objectifs, la qualité de l’animation et la satisfaction globale de la prestation, un questionnaire de satisfaction est remis à chaque participant.
    Il est complété par un tour de table en présence du formateur et/ou de la conseillère entreprise CCI Formation pour apporter des compléments et de confronter les points de vue.

Après A FROID : évaluer a posteriori la pratique du participant

Afin de de mesurer l’impact de la formation sur les situations professionnelles du participant et ce qu’il a réellement retiré de cette formation, nous réalisons une enquête centrée 3 mois après la formation sur l’utilisation des connaissances et compétences acquises et leur transposition dans l’univers professionnel.

Débouchés et poursuites d’études

Score moyen 2023 TOSA Outlook : 242

La certification Tosa Outlook détermine et valide le niveau de compétences et d'aptitude d'un candidat dans le logiciel de gestion des informations personnelles de Microsoft, qui comprend la messagerie électronique, la gestion des calendriers, la gestion des tâches, etc. Elle permet aux stagiaires, employés ou demandeurs d'emploi de renforcer leur employabilité et d’atteindre leurs objectifs professionnels.

Coût de la Formation

Tarif NET DE TAXE : 280,00€

Possibilité de prise en charge financière dans le cadre du CPF - si la formation est associée à une certification TOSA Outlook 

  • Niveaux couverts par la formation : Basique, opérationnel et avancé  - score TOSA entre 351 et 875 points
  • N°RS6203
  • Délivrée par Isograd
  • Référentiel TOSA Outlook consultable : ICI 
  • Passage de la certification : 110€ net de TVA 
  • Si vous souhaitez utiliser vos droits CPF pour financer cette formation cliquez ici pour vous inscrire. 
  • Inscription sur le site CPF 11 jours ouvrés minimum avant le début de la formation.

Profil du formateur et les plus de la formation

Lionel S. Développeur et Formateur informatique, il anime des formations aussi bien sur les niveaux des bases que les niveaux experts.

Patient, il sait accompagner pas à pas les stagiaires dans l’acquisition et la maîtrise des logiciels bureautiques, Pointu mais abordable il sait simplifier les complexités techniques par son approche pédagogique.

=> Certifié Microsoft Suite Office /PCIE /TOSA /Habilitation Formateur tuteur B2i Adultes

Partenaire

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Mise à jour le 27/03/2024

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    Ghislaine MERMILLOD

    04 50 33 72 26

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