Nul besoin de mettre la barre trop haut. Pour cela, allégez votre emploi du temps des premiers jours de reprise. Sinon, vous risquez de ne pas accomplir toutes les tâches, et d’être rapidement submergé.

1 – Faites la tournée de vos collègues

C’est le meilleur moyen pour une reprise en douceur. Allez à la rencontre de vos collègues et collaborateurs pour dire bonjour, échanger quelques mots en sondant les éléments importants qui se sont passés en votre absence, les points essentiels à retenir et les principales prochaines échéances. Autour d’un café, c’est plus convivial et cela dédramatise certaines situations professionnelles que vous auriez dû aborder lors d’une réunion formelle. Autre atout, cela vous fait gagner du temps. Vous connaissez les urgences et prenez plus de recul pour établir votre plan d’actions.

2 – Désengorger votre boîte mail avec méthode

Hors de question de passer en revue tous vos mails, message par message. Soyez méthodique :

Balayez l’ensemble des expéditeurs en vous concentrant sur vos priorités. Après avoir discuté avec votre entourage professionnel, vous avez déjà fait un premier filtre.
Regroupez les emails par conversation/objet (via vos paramètres) afin de voir tout l’historique des échanges sur un sujet donné. Commencez par les messages les plus récents.
Ne tombez pas dans le piège des messages tagués « urgents » de vos interlocuteurs. Ne perdez pas de vue que la notion d’urgence est toute relative.
Passez un coup de fil à un collègue pour un éclairage, si après plusieurs minutes, vous ne comprenez pas les échanges sur un sujet. Quelques minutes au téléphone seront davantage efficaces que de lire toutes les conversations mails.
Faites le tri de vos mails restants en mode : je supprime, je classe, je transfert, je réponds.

3 – Prenez du temps pour vous

Il est inutile de planifier une réunion importante dès le lundi matin (voire la première semaine). Vous ne serez pas efficace.

Prenez le temps pour reprendre connaissance de vos dossiers et actions en cours.
Isolez-vous physiquement (si possible) et restez au calme pour trier vos mails.
Mettez en mode avion votre portable et indiquez dans votre message de répondeur, comme dans votre mail de réponse automatique, la date à laquelle vous serez disponible. Communiquez sur une date décalée de 1 ou 2 jours après votre date officielle de reprise. Cela vous laissera le temps d’avoir une vision claire et de contacter vos interlocuteurs sereinement en ayant les informations à jour.
Libérez vos créneaux de midi pour aller déjeuner avec vos collègues ou votre réseau en toute convivialité.
Accordez vous des pauses régulières à inclure dans votre agenda.

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